¿Sabes realmente que factores tomar en cuenta a la hora de escoger el mejor software para un restaurante? Nuestros expertos te dan algunos consejos que debes de tomar en cuenta.
Contenido
1. Introducción
Todo propietario de un restaurante sabe intuitivamente que requiere un software para mejorar la eficiencia de su operación. A grandes rasgos sabemos nos dará información exacta de las ventas, emitirá los comprobantes de pago y podremos dar información fácilmente a nuestro contador.
En este artículo analizaremos a grandes rasgos que características mínimas debe cubrir un software para restaurantes de forma que no nos dejemos impresionar por el primer software que nos muestran ni necesariamente por el precio de venta del mismo.
Finalmente lo último que queremos es lamentar haber tomado una decisión equivocada y tener que sufrir las consecuencias de utilizar un software que no está a la altura de nuestras expectativas.
2. ¿Necesitamos un software para restaurantes?
Muchas veces creemos que la solución para ordenar nuestro negocio es comprar un sistema, pero, no nos engañemos, las herramientas no trabajan solas.
Generalmente recomendamos a los emprendedores que al momento de iniciar la aventura de montar una operación de restaurante observen algunos negocios, se asesoren y conversen con otras personas que ya pasaron por esta experiencia.
Para poner un restaurante no basta con tener el capital y saber cocinar (o tener un buen cocinero). Necesitamos definir todo un conjunto de detalles de cómo se va a manejar la operación, qué platillos que se van a ofrecer, costear de los platillos, definir una estrategia de precios y estudiar de la demanda potencial.
3. ¿Qué funciones debe realizar un software de restaurantes?
En principio podemos suponer que el software, básicamente nos ayudará a mantener la información de costos de lo que compremos y de las ventas que realicemos, pero ¿habrán información adicional que nos podrá brindar el Sistema para mejorar nuestra eficiencia en algunos otros aspectos?
En nuestro entorno, la SUNAT nos exigirá en primer término que si decidimos salir con un sistema de restaurantes, éste nos deberá permitir la emisión de comprobantes electrónicos. (Esto, desde el año pasado es una obligación). Por lo tanto si queremos montar un restaurante utilizando el apoyo de un software, el primer requisito es que nos permita emitir comprobantes electrónicos o, en su defecto que permita conectarse a un software que lo haga.
En segundo lugar, cualquiera sea formato de restaurante que tengamos (Fast Food o formato de atención en mesas), debe poder registrar los platillos (código, descripción, precio, impuestos a los que está afecto), que desea consumir nuestro cliente y luego hacer la cobranza y facturación de los consumos del cliente.
En el formato de Fast Food, el proceso de toma de pedidos y facturación es uno sólo y se realiza directamente en la caja registradora, mientras que en el formato de atención en mesas el pedido del cliente y la facturación de la cuenta son dos procesos independientes y muchas veces hechos por dos personas diferentes (el mesero y el cajero, respectivamente).
El apoyo del software en estos dos temas es más que suficiente para iniciar la operación. Sin duda existen otros temas, pero son complementarios.
4. ¿Qué es lo que diferencia un software de otro?
En esencia todos los sistemas de restaurantes hacen lo mismo, pero existen un conjunto de características que hacen la diferencia. Esta diferencia puede llegar a ser significativa si no la consideramos dentro de la evaluación del software y, a la larga puede ser la diferencia entre conseguir una muy buena herramienta o un dolor de cabeza permanente.
Considere, por ejemplo, lo siguiente: “El software es de última tecnología y está en la nube de Internet por lo que lo puedes usar desde cualquier equipo y desde cualquier parte del mundo”. Suena bien, no es así? Pero, ¿cuántas veces te frustras en tu casa cuando el Internet está lento? ¿No crees que te ocurrirá lo mismo en tu local? Sin duda tu proveedor te dirá que esto no es una falla de sistemas, sino de Internet, pero el problema es que para resolver este problema deberás contratar un servicio de acceso a Internet MAS CARO que no tendrías que contratarlo si no fuera por esa característica del Software. De repente el costo del sistema es barato, pero si le sumas el mayor costo del Internet probablemente la oferta y no es tan atractiva.
En la próxima sección les mostramos los 4 aspectos que Ud. debe tener en cuenta para realizar una evaluación razonable del software y que finalmente le permitirán tomar la decisión correcta al momento de decidir.
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5. ¿Los 4 factores de evaluación?
Los factores considerados en esta propuesta constituyen la piedra angular en la evaluación de cualquier tipo de solución de sistemas. Es probable que cuando tenga que realizar la evaluación existan algunas alternativas que son mejores que otras en algunos aspectos y es muy difícil tomar la decisión correcta. En nuestro próximo artículo analizaremos un esquema de evaluación de las características que le permitan saber qué tan mejor es, para Ud., una solución sobre otra.
5.1. Evaluación Tecnológica
Esta es la parte complicada de la evaluación. Aquí el vendedor te llenará de términos que no conoces y probablemente termines mareado con tanta palabra técnica.
Aquí nuestra primera recomendación es que te asesores con un especialista de sistemas y/o consultes a los actuales clientes de la solución que vas a comprar. (Es bueno que le pidas a tu proveedor su lista de clientes y llames al azar a algunos, -no dejes que el te diga a cuál llamar).
Sugerimos que tengas una idea clara de cómo funciona el sistema y le pidas a tu proveedor que te arme un laboratorio para probar lo que tú quieres hacer.
5.1.1. Actualidad tecnológica de la solución
La tecnología se actualiza permanentemente. Si la empresa es pequeña probablemente no exista un plan de actualización permanente. Pregúntales cuántas versiones de su sistema saca por año.
5.1.2. Flexibilidad (Adaptabilidad a mis expectativas de operación)
Mientras más clientes tenga el proveedor, probablemente tenga más posibilidades de adaptarse a más modalidades de uso. Selecciona los software con mayor número de clientes.
5.2. Evaluación Económica
Este es probablemente el aspecto más engañoso en la evaluación. Muchas empresas basan su estrategia en costos iniciales muy bajos y una vez adquirida la solución podemos darnos con la sorpresa de costos de mantenimiento, soporte o ampliaciones que no son tan baratos. Lo ideal para evaluar el costo real de una solución es no sólo considerar el precio de venta de la solución sino hacer una proyección de lo que se gastaría en los primeros dos años de operación (incluyendo, crecimiento, ampliaciones, soporte y mantenimiento del Sistema). Este ejercicio permitirá ahorrarnos sorpresas sobre todo una vez que ya estamos embarcados en una solución.
5.3. Servicio Postventa
A lo largo del tiempo de uso de un software son muchísimos los servicios adicionales que se estarán requiriendo. Desde la atención de un problema que hace que no funcione el sistema, sea por la caída de Internet, un terminal el sistema malogrado hasta el desarrollo de un un nuevo reporte o la adecuación a una nueva regulación gubernamental o fiscal. Es sumamente importante que sepas CLARAMENTE cuál será el nivel de COMPROMISO de tu proveedor para atenderte y el nivel de servicio que te brindará. Considera que la no atención de un problema que afecta tu servicio puede significar que tengas, por un tiempo, que retornar a tu sistema de atención manual (sin sistema) hasta que sea atendido tu incidente o tu requerimiento.
Ten en cuenta cuando tu sistema no está operativo, posterior a la solución del incidente normalmente deberás invertir tiempo y esfuerzo en la “recuperación” luego del problema lo cual, finalmente también es un costo oculto que no se suele incluir dentro de la evaluación. Lo mejor en estos casos es que converses con los actuales clientes de tu proveedor (no sólo los que ellos te recomiendan) sin con el cliente que tu elijas para que tengas una idea clara de qué es lo que debes esperar cuando tu también seas un cliente.
Si tienes planes agresivos de crecimiento, inclusive con locales fuera de Lima, debes pensar en cómo será el esquema de atención y los costos asociados de dicha atención.
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5.4. Proveedor y marca
Otro aspecto fundamental en la evaluación es que tengas claro qué organización es la que te está atendiendo. Existen soluciones muy interesantes de organizaciones jóvenes que recién están entrando al mercado y que tienen la ventaja de ser muy económicas, pero también está el riesgo latente de su permanencia en el mercado. Si a tu proveedor no le va bien en los próximos años probablemente termines trabajando con una solución que ya no puede ser atendida por dicha empresa porque ya no está en el mercado.
Si el software que estás adquiriendo lo estás haciendo a nivel de un distribuidor, igualmente averigua quién es la empresa dueña del software y cuál es la relación que se mantiene con el distribuidor. En este caso deberás evaluar ambos proveedores Propietario y distribuidor y asegurarte de conseguir un compromiso del propietario de continuar atendiéndote aún cuando el distribuidor cierre sus operaciones.
6. Conclusiones
El mejor software para tu empresa es el que mejor pueda cumplir con la modalidad de trabajo que establezcas. El precio no es necesariamente el mejor factor de decisión .
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La experiencia es todo
